Política de tratamiento de datos personales

En corto

Solo tratamos los datos que nos entregas de forma voluntaria cuando nos contactas, y los usamos para una sola cosa: atenderte y asesorarte en seguros. No los vendemos ni los cedemos a terceros para fines distintos. Puedes pedirnos en cualquier momento que te los mostremos, los corrijamos o los borremos, y estamos obligados a responderte en los plazos que fija la ley.

Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de tus datos personales es Torres Guarín y Cía. Ltda. Asesores de Seguros.

Razón social

Torres Guarín y Cía. Ltda. Asesores de Seguros

NIT

890.803.304

Domicilio

Carrera 23 # 74-06, barrio Milán, Manizales, Caldas

Correo electrónico

[email protected]

WhatsApp

+57 318 9437057

Teléfono

+57 317 6547948

Sitio web

torresguarin.com

Fundamento legal y ámbito de aplicación

Esta política se fundamenta en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia y en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, en particular en el literal k de su artículo 17, que impone al responsable el deber de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos.

Se aplica al tratamiento de los datos personales y sensibles que Torres Guarín recoja en el giro ordinario de sus negocios, y debe ser conocida y aplicada por todo su personal, así como por los contratistas y proveedores que actúen como encargados del tratamiento.

Principios que rigen el tratamiento

Todo tratamiento se sujeta a los principios de la Ley 1581 de 2012 y del capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015:

• Legalidad: el tratamiento está regulado por la ley y las normas que la reglamenten.
• Finalidad: obedece a una finalidad legítima, que se te informa de antemano.
• Libertad: solo se ejerce con tu consentimiento previo, expreso e informado.
• Veracidad o calidad: la información debe ser veraz, completa, exacta y actualizada; se prohíbe tratar datos parciales o que induzcan a error.
• Transparencia: puedes preguntar en cualquier momento si tenemos datos que te conciernen.
• Acceso y circulación restringida: solo acceden personas autorizadas por ti o por la ley; salvo la información pública, tus datos no quedan disponibles en internet.
• Seguridad: se manejan con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar su adulteración, pérdida o acceso no autorizado.
• Confidencialidad: quienes intervienen en el tratamiento están obligados a guardar reserva, incluso después de terminada su relación con la empresa.

Como principio corporativo, los datos a los que accedemos se usan únicamente para los fines propios de nuestra actividad y siempre dentro del alcance de la autorización que nos diste. No autorizar un dato no es motivo para negarte el servicio ni para prestarlo con menor calidad; si el dato resulta necesario, te lo solicitaremos explicándote por qué.

Qué datos tratamos

Según la relación que tengas con Torres Guarín, la información que recopilamos o almacenamos puede incluir:

• Datos públicos: por ejemplo, número y tipo de documento, estado civil, oficio o profesión, y teléfono y correo corporativos.
• Datos privados: por ejemplo, información laboral y financiera, composición del grupo familiar, bienes que posees, y datos de contacto personales como dirección, teléfono y correo.
• Datos sensibles: los que afectan tu intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos relativos a la salud o los datos biométricos.

A través de este sitio web, en concreto, solo recibimos lo que escribes en el formulario de contacto: tu nombre, un dato de contacto (teléfono o correo), si eres docente y el motivo de tu consulta.

Con qué finalidad los tratamos

Usamos tus datos para contactarte, atender tu solicitud, asesorarte en seguros y gestionar las pólizas y reclamaciones que nos confíes, así como para cumplir las obligaciones legales y contractuales derivadas de esa relación. No los vendemos ni los compartimos con terceros para fines distintos de los aquí descritos.

Tratamiento de datos sensibles

Solo tratamos datos sensibles cuando son necesarios para prestarte el servicio o imprescindibles para el diligenciamiento de una póliza —por exigencia de la compañía aseguradora o para el cálculo de la prima—. En ese caso la autorización siempre será expresa respecto del dato y de su finalidad, y no estás obligado a entregarlos.

Datos de niñas, niños y adolescentes

En algunos casos recaudamos datos de menores de edad para el diligenciamiento de pólizas o de formatos requeridos. En todo caso, esos datos se limitan a los que ya obran en su registro civil, el tratamiento respeta el interés superior del menor y sus derechos fundamentales, y lo autoriza su representante legal.

Grabación de llamadas

Las llamadas que atendemos o realizamos desde nuestro centro de contacto pueden ser grabadas, con tres finalidades: mejorar la calidad del servicio, servir de prueba del cumplimiento contractual y de la gestión de reclamos, y prevenir fraudes. Al inicio de la llamada te informamos de que se está grabando, para qué y qué derechos tienes.

Conservamos las grabaciones un máximo de dos (2) años en el caso de ventas individuales y de tres (3) en el de servicio al cliente, salvo que una norma exija más tiempo o que haya una investigación legal o contractual en curso. Puedes pedirnos acceso a las grabaciones en las que participaste y solicitar que eliminemos una en concreto cuando no exista obligación legal de conservarla; si retiras tu autorización, suprimimos la grabación de inmediato.

Tu autorización

Nos autorizas a tratar tus datos a través de este sitio web, por teléfono, enviando el formulario de contacto o firmando una autorización, siempre dentro de lo dispuesto en esta política y en la finalidad que conste en la autorización.

Cuando envías el formulario de este sitio guardamos, junto a tu solicitud, la prueba de esa autorización: la fecha y la hora, la versión de esta política y el texto exacto que aceptaste. Puedes pedirnos esa prueba cuando quieras.

Tus derechos como titular

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, en cualquier momento puedes:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos, en especial si están incompletos, son inexactos o inducen a error.
• Solicitar prueba de la autorización que nos otorgaste.
• Ser informado sobre el uso que les hemos dado.
• Acceder gratuitamente a tus datos.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión del dato cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlo.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.

Cómo ejercer tus derechos: área responsable y plazos

El área de Servicio al Cliente recibe y tramita las consultas, quejas y reclamos de los titulares, e informa el resultado. Puedes escribirle por cualquiera de estos canales:

Correo electrónico

[email protected]

WhatsApp

+57 318 9437057

Teléfono

+57 317 6547948

Dirección

Carrera 23 # 74-06, barrio Milán, Manizales, Caldas

Si es una consulta

La atenderemos en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados desde que la recibimos. Si no fuera posible, te informaremos los motivos y la fecha en que la atenderemos, que en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Si es un reclamo

Preséntalo con tu identificación, la descripción de los hechos, una dirección de contacto y los documentos que quieras hacer valer. Si el reclamo está incompleto, te lo pediremos dentro de los cinco (5) días siguientes a recibirlo; si pasan dos (2) meses sin que respondas, se entenderá que desististe. Si quien lo recibe no es competente para resolverlo, lo trasladará en un máximo de dos (2) días hábiles y te lo informará.

Una vez recibido completo, incluiremos en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» en un plazo no mayor a dos (2) días hábiles, y la mantendremos hasta resolverlo. El plazo máximo para atenderlo es de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo; si no fuera posible, te informaremos los motivos y la nueva fecha, que no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Encargados del tratamiento

Para operar este sitio nos apoyamos en proveedores que actúan como encargados del tratamiento y que, por su naturaleza, pueden alojar o transmitir la información fuera de Colombia:

• Alojamiento del sitio (Vercel): sirve estas páginas y registra los datos técnicos propios de cualquier servidor web.
• Envío del formulario (Resend): entrega por correo electrónico, a un asesor de Torres Guarín, el mensaje que nos escribes.
• Agendamiento de citas (Cal.com): gestiona la reserva de la videollamada y sus confirmaciones por correo, conforme a su propia política de privacidad.

Con ellos y con cualquier otro encargado nos comprometemos a verificar el cumplimiento de los requisitos legales y a garantizarte las mismas condiciones que si el tratamiento lo hiciéramos nosotros. Ningún encargado está facultado para entregar información a terceros por fuera de nuestras instrucciones.

Seguridad y custodia de la información

Aplicamos medidas de seguridad, discreción y confidencialidad sobre los datos personales que custodiamos. Solo el personal autorizado tiene perfiles de acceso a la información, y responde por el uso indebido o negligente de sus claves; empleados y contratistas suscriben acuerdos de confidencialidad. Las bases digitales cuentan con copias de respaldo periódicas y los archivos físicos se resguardan según las normas técnicas de gestión documental.

Requerimientos de autoridades

La ley contempla excepciones a la autorización del titular frente a ciertas autoridades judiciales y administrativas en ejercicio de sus funciones. Ante esos requerimientos verificamos las formalidades exigidas, dejamos constancia de la solicitud, de la autoridad y del funcionario que la eleva y de la fuente legal de su competencia, y respetamos la reserva que corresponda.

Registro Nacional de Bases de Datos

Torres Guarín acata y cumple las obligaciones que la normativa le imponga en relación con el registro de sus bases de datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio y con los informes que deba entregar a las autoridades competentes.

Analítica de este sitio

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